Levantamiento de procesos con usuarios difíciles

Muchas veces hemos tenido la oportunidad de realizar levantamientos de procesos o de información para requerimientos TI con usuarios que presentan dificultades para facilitar nuestra tarea. Esta situación afecta nuestras labores, pone en riesgo los plazos y objetivos del proyecto en cuestión y provoca más de un dolor de cabeza para los consultores o ingenieros de procesos. 

El sentido común para rediseñar procesos

1 Introducción

En muchas industrias existen iniciativas asociadas al rediseño de procesos. Las jefaturas y gerentes de proyectos u otros mencionan "Levantemos los procesos y mejorémoslos" a los analistas o profesionales que inician sus carreras.

Y por otro lado, existen diversas metodologías y formas de trabajo enfocadas a rediseñar procesos. Solo por dar algunos nombres, podemos mencionar LEAN, SIX Sigma, entre otros. Los cuales ofrecen diversas maneras para poder rediseñar y con herramientas diferentes.

A pesar de todas las metodologías de trabajo y proyectos costosos orientados al rediseño de procesos de negocio, siempre va  existir una forma simple y básica que servirá de base para realizar tal rediseño. Esta forma de la que hablo, se denomina "el sentido común".

Proyecto de rediseño procesos bajo esquema PMI (Versión 1.0)

Proyecto de rediseño procesos bajo esquema PMI (Versión 1.0)

1 Introducción

Actualmente la industria de la consultoría en nuestro país está en constante cambio y muchas de las consultoras han incluido dentro de su paquete de servicios la consultoría asociada al rediseño de procesos y de PMO. El primer servicio consta de levantamiento, modelamiento, análisis y rediseño de procesos de negocio ya sea acotados o bien todos los procesos dentro de la organización (distintos alcances). El segundo comprende desde apoyo metodológico hasta liderar proyectos core de negocio usando marcos tales como el de PMI ® (www.pmi.org)

La interdependencia en el rediseño de procesos

Durante muchos proyectos de mejora de procesos en los que he tenido la oportunidad de participar, he visto muchas mejoras y formas de rediseñar los procesos. Dependiendo del alcance del proyecto y de lo que se pretende lograr, se pueden establecer muchas mejoras apuntando a determinados objetivos como por ejemplo reducir costos, aumentar ingresos, mejorar tiempos, cumplir con normativas, implementar respuestas a riesgos identificados, establecer planes de continuidad de negocio, etc.

La importancia de una buena metodología para la implementación de nuevas tecnologías dentro de una organización

1 Introducción 

Todos los días  se van realizando nuevas actualizaciones o upgrades de nuevas tecnologías  distintas organizaciones y que presentan un alto impacto. Abundan los casos de éxito o bien de casos que fallaron. Todas esas eventualidades, exitosas y las no tanto, tienen un factor en común: Procesos.

Las empresas, privadas o públicas, tienen procesos de negocio. Todas, aunque no los tengan documentados, monitoreados ni gestionados. Y de las organizaciones que si tienen gestionado sus procesos, éstas poseen variada madurez dependiendo del ciclo de desarrollo en el que se encuentren.

Las organizaciones sin nociones de BPM

1 Introducción

Hay muchas organizaciones pequeñas y grandes corporaciones que tienen en un grado intermedio o avanzado todo lo que es Gestión por Procesos, las cuales le han dado un rol importante a tener gestionado todos sus procesos de negocio ya sea para proyectos informáticos, fusiones, cumplimiento normativo, autogestión y mejora continua.

Pero también existen aquellas organizaciones, de grandes niveles de facturación que no realizan ningún tipo de gestión de procesos o bien existe pero es de muy baja relevancia. Estas industrias no le han dado el rol que otras si le han otorgado al a gestión por procesos. Esto se debe a muchos factores intrínsecos al negocio que intentaremos sacar al aire en este artículo.

¿Cómo relevamos o levantamos mejor los procesos de una empresa?

Teniendo en cuenta la importancia de un buen modelo AS IS para poder realizar mejoras, rediseños o implementación de distintos sistemas, es importante contar con modelos de procesos que sean capaces de brindar información precisa y acotada. Esto es siempre considerando el alcance y objetivo del proyecto al que nos enfrentamos.

Muchas consultoras, muchas metodologías pero todas apuntan a lo mismo: Mejorar los procesos de las compañías, esto en función de pequeñas modificaciones o cambios de alta envergadura como implementaciones de sistemas informáticos, facilitar fusiones, etc. Y para lograr aquello es vital contar con el apoyo del Sponsor del proyecto y una organización informada respecto del objetivo y de los pasos a realizar dentro de un proyecto que comprenda levantamientos de procesos.

Opinión: La verdad acerca de los consultores y analistas de procesos

Desde los inicios de mi carrera profesional, he ido avanzando junto con las distintas metodologías y tecnologías para poder hacer todo el ciclo de procesos BPM.
Cabe destacar, que inicialmente no existían conocimientos acabados de la existencia de lo que es BPM y de las etapas o pasos que sigue para poder cumplir fielmente lo que propone BPM.
Hay estudios como los realizados por CETIUC donde se describe la realidad del uso de herramientas BPM en Chile. Uno de los softwares mas usados era EXCEL de Microsoft (c). Pues éste programa que corresponde a una planilla de cálculo se pueden dibujar diagramas o flujogramas cumpliendo el objetivo primario tanto para bancos, instituciones financieras y otras empresas: Documentar procesos.
Así fue, hasta que apareció Visio (2003 y ahora 2007) donde uno podía generar fácil y rápidamente distintos modelos flujogramas, etc. Incluyéndose los EPC básicos.
Sin duda, fue un avance.

Levantar los procesos: conocerlos y analizarlos para mejorarlos

En la actualidad, las empresas están constantemente mejorando y ampliando sus servicios para entregar mejores productos y atención a los distintos clientes, ya sea finales o distribuidores. Para poder enfrentar esto se necesita conocer y rediseñar sus procesos de forma permanente y aumentar la satisfacción de los clientes.

Para conocer los procesos que realiza la empresa se tienen que Levantar los Procesos.

La mentalidad To Win – To Win para hacer las cosas

En el mundo de hoy, ya sea en los negocios o en la vida cotidiana, el factor confianza es primordial para lograr objetivos tanto comunes como individuales. La confianza, nos permite saber o anticipar ciertos resultados esperados. La confianza nos deja, en parte, débiles ante los demás. Pero cuando es verdadera, es un aliado muy poderoso.

De la “Mejora continua” al Real Time Enterprise.

En la década de los 90’s se vivió el auge de las estandarización de los procesos, de la gestión y de otros aspectos dados por las normas internacionales ISO, que tanto auge tuvieron en Chile. Sin duda fueron de gran apoyo para el mejoramiento de la gestión interna de las empresas en términos de procesos estándares, cumplimiento de procedimientos ambientales, de seguridad, de calidad, etc.

La importancia de tener productos diferenciados, para nuestros distintos clientes.

En la actualidad las empresas está interactuando con distintos clientes, empresas que operan en distintos escenarios donde prima diferenciarse del resto de los competidores. Estamos en la jungla empresarial.

Para lograr mayor ventaja respecto a los competidores, nuestros clientes tienen que aumentar su participación en el mercado o bien mejorar sus rendimientos, sus costos que finalmente influyen en sus utilidades. Para esto, todos sabemos que, las empresas se componen de personas, “unidades organizativas” y de procesos. Estos procesos, los cuales son transversales, cruzan por las distintas áreas obteniendo “Outputs” enfocados a entregar mayor valor al cliente.

La mala gestión de proyectos de procesos de negocio (II)

Quedamos en ver las recomendaciones y las conclusiones acerca de la gestión de proyectos de procesos y/o riesgo de negocio mal gestionados.

Algunas recomendaciones...

La mala gestión de proyectos de procesos de negocio

Acogiéndome al comentario de una compañera "el blog está desactualizado", voy a comenzar a agregar información de las ultimas experiencias y lecciones del diplomado que estoy estudiando.

Existen muchos proyectos asociados a procesos o a riesgos de negocio que en el transcurso de estos, se inician una serie de errores, muchas veces en cadena, que pueden provocar que el cliente del proyecto obtenga un servicio, un producto o entregables de mala calidad.

Innovación en las empresas: Idea => Implementación => Innovación

En la actualidad lo único que sabemos es que todo está cambiando, tanto en la vida personal, profesional y empresarial. Las empresas cambian todo el tiempo y las que no lo hacen se quedan en la era jurásica como si manejaran un auto guiándose por el espejo retrovisor.

Muchas de las empresas y muchos de sus gerentes quieren ideas innovadoras, o mas bien innovativas (como debe decirse realmente) pero no dan mas que órdenes pero no participan de ello, siempre dirigiendo pero no participando ni generando una cultura organizacional que se adapte a las turbulencias del entorno. 

Dificultades para realizar reingeniería de procesos (segunda parte)

En todos los casos, el levantamiento de procesos tiene por objetivo relevar un proceso o un tema específico lo mas detallado posible. ¿Porqué detallado?, porque así se puede ver secuencialmente todas las actividades, encontrar las debilidades específicas y relacionar el proceso con otro mediante los elementos mas particulares.

Dificultades para realizar reingeniería de procesos (primera parte)

1 Introducción

Habíamos quedado en presentar un capítulo referente a la metodología COSO. Se verá en su momento.

Sin embargo, vamos a ver un tema que parece ser receta. Se habla por grandes pensadores que vienen de prestigiosas universidades o con grandes curriculums.

En ésta ocasión hablaré de todas las dificultades que pueden acontecer dentro de un proyecto de re ingeniería de procesos desde que se comienza el levantamiento de algún proceso, la revisión de los mapas, dificultades para en análisis, propuesta de mejoras e implementación de éstas.

Muchas veces, dentro de la consultoría de procesos nos vemos sometidos a las "mañas" o malas prácticas realizadas por los clientes. Igualmente hay que reconocer que los mismos analistas, ingenieros, jefes y gerentes consultores cometen errores o formas de trabajo no aptas para una correcta ejecución  de un proyecto.

Algunos Tips para realizar un buen levantamiento de procesos (Segunda parte)

Luego de concluir la primera reunión con el usuario, el dueño del proceso o el responsable de éste, comenzamos con la construcción del mapa respectivo.

Este mapa de proceso debe realizarse lo antes posible, pues a medida que se va adquiriendo destreza en el levantamiento, se va creando una imagen mental de lo que es el proceso. Es recomendable construir el mapa escuchando la grabación de la reunión, si es que se grabó.

Algunos Tips para realizar un buen levantamiento de procesos (Primera parte)

Es muy fácil ver e intentar comprender un mapa de procesos, donde se indican las entradas y salidas de una determinada serie de actividades.

Este mapa de proceso, refleja el estado actual de cómo se hacen las cosas, el "As Is" (cómo es). Pero para construir este mapa, es necesario recoger información previa. Y en eso consiste el levantamiento del proceso.

INDUCCION AL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Se ha preguntado usted ¿Qué son los levantamientos de procesos? , o ¿para qué sirven los mapas que se confeccionan?.

Para responder de mejor manera las preguntas anteriores, se presentarán una serie de conceptos:

Actividades y Tareas: Las actividades son una serie lógica de tareas que buscan cumplir un determinado objetivo. Estas actividades comprenden un input, una entrada que genera la actividad. Luego de realizar dicho conjunto de tareas, se obtiene una salida. Un output.

Estas actividades pueden contar con el apoyo de determinados sistemas informáticos para su mejor ejecución.

Por ejemplo: la Actividad de recepción de documentos. Ésta actividad comprende las tareas de recepción física de los documentos, revisión de que se encuentren todos los antecedentes y el timbraje de éstos, evidenciando la correcta recepción.