Acogiéndome al comentario de una compañera "el blog está desactualizado", voy a comenzar a agregar información de las ultimas experiencias y lecciones del diplomado que estoy estudiando.
Existen muchos proyectos asociados a procesos o a riesgos de negocio que en el transcurso de estos, se inician una serie de errores, muchas veces en cadena, que pueden provocar que el cliente del proyecto obtenga un servicio, un producto o entregables de mala calidad.
Vamos a ver algunos factores relevantes que pueden provocar mala calidad y en tiempos mayores a los esperados por nuestro cliente. Además trataré de esbozar un ejemplo para hacer notar la importancia que tiene el buen manejo del factor humano que implica participar y/o liderar un proyecto de procesos y/o de riesgo. El desarrollo de los proyectos conlleva varias implicancias. Estas van desde escoger los miembros adecuados para formar el equipo, el saber conocer y mezclar las habilidades que tienen cada persona, el saber negociar los plazos, los hitos, los productos o entregables, saber gestionar los cambios que vayan ocurriendo en el camino, atender a los distintos requerimientos del cliente y coordinar un equipo de trabajo son las tareas que realiza un jefe de proyectos. El equipo de trabajo que forma parte de un proyecto debería tener las siguientes características:
- Miembros del equipo unido y con un nivel de confianza ya desarrollado en el tiempo.
- Conocimiento fluido entre ellos, donde cada uno comparta y tome las ideas que le brinda el resto del equipo.
- Tolerancia y respeto, El relacionarse con otras personas implica siempre conflictos que llevados con tolerancia y respeto se resuelven de mejor forma. La clave acá es el dialogo claro.
- Compromiso con las tareas asignadas, el equipo debe ser consciente de las tareas que debe realizar y apoyar al miembro que tenga dificultades para cumplir con su parte. Recordar que cada miembro del equipo forma y es parte del eslabón del proyecto.
Lo que mencioné antes considero que debería ser el ideal, cada componente debe estar dentro de cada miembro del equipo de proyecto. Estos factores se trabajan y se logran durante el tiempo. Es por eso que mantener a las personas es simplemente un beneficio para los futuros proyectos, y para los actuales tambien. Por otro lado, me resulta mas facil escribir de los factores, situaciones, elementos que pueden dificultar o arriesgar la obtención de un buen producto o entregable para el cliente. Veamos cuales son:
- No dimensionar el trabajo a realizar por los miembros del equipo. El jefe de proyectos puede acordar plazos, productos y nuevos trabajos pero si no conoce los tiempos y esfuerzos que realiza cada miembro para lograr el cometido, difícil podrá obtener un cronograma de actividades lo mas exacto posible con la realidad y entregables con la mayor calidad posible. El tiempo y la calidad muchas veces no van de la mano. El tiempo y su holgura nos permite entender, analizar, ejecutar y entregar productos acordados entre el cliente y el jefe de proyecto de mejor calidad. La excelencia de productos debería ser parte del trabajo.
- Gestión de esfuerzos y liderazgo. Cada miembro del "team" rinde de forma diferente. Cada miembro tiene habilidades a explotar y de aprovechar. Estas se pueden encauzar para mejorar y optimizar los tiempos y la calidad del trabajo a entregar. Además el manejar equipos requiere de saber motivarlos, persuadirlos, resolver conflictos entre ellos y también agradecerles el trabajo ejecutado.
- No compenetrarse con el trabajo, asociado la primer factor nombrado. No compenetrarse con los avances, productos intermedios y finales del proyecto, conlleva peligrosas consecuencias. No revisar o monitorear la ejecución, no cerciorarse que lo que se va a entregar es realmente lo que desea y espera el cliente puede ser perjudicial para el proyecto.
- No saber qué es lo que se quiere lograr. Saber los objetivos del proyecto, diferenciar los objetivos intermedios, aquellos que resuelven el ¿Cómo? y saber cuál es el ¿para qué? es clave.
Las consecuencias...
¿Cuáles son esas consecuencias? ¿Qué efectos tendría que los factores de riesgo antes mencionados se combinen?
Para comenzar, hay que mirar al cliente. Este espera un producto, un entregable o la implementación de algo. Algo que supuestamente está bueno y es lo que está deseando. El darse cuenta de que lo que pidió no era lo que esperaba es simplemente "desastrozo" para la organización que realizó el proyecto. Puede provocar que el cliente haga término de los acuerdos establecidos, no se pague por lo entregado y mas aun que nunca mas prefiera a la organización. Eso es lo mas terrible, desde el punto de vista de largo plazo.
En otros casos, el cliente puede afinar los plazos y reorientar al jefe de proyecto para que el trabajo ejecutado tome otro camino, el camino esperado. Esta última vía, es fundamental para no perder la confianza del cliente y no perderlo definitivamente.
Pero ¿qué sucedió al interior del equipo? De todo... El liderazgo, los conflictos, las confianzas quebradas, el mal ambiente entre las partes, la falta de incentivos, la desmotivación hasta perder totalmente el compromiso con el proyecto y con la empresa son algunas de las posibles consecuencias que pueden acontecer dentro del equipo. El factor humano dentro de las organizaciones es primordial. Las máquinas cumplen su rol, no tienen emociones, pueden funcionar toda la noche o estar 7x24x52. Pero no agregan valor, el trabajo realizado por el hombre (incluyendo a la mujer) es lo que da valor "añadido" al producto.
Posteriormente, en el próximo capítulo veremos algunas recomendaciones, conclusiones y mi opinión personal acerca de la gestión de proyectos de procesos y/o de riesgos de negocio.
Saludos
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