Algunos Tips para realizar un buen levantamiento de procesos (Segunda parte)

Luego de concluir la primera reunión con el usuario, el dueño del proceso o el responsable de éste, comenzamos con la construcción del mapa respectivo.

Este mapa de proceso debe realizarse lo antes posible, pues a medida que se va adquiriendo destreza en el levantamiento, se va creando una imagen mental de lo que es el proceso. Es recomendable construir el mapa escuchando la grabación de la reunión, si es que se grabó.

Durante la confección del mapa van surgiendo vacíos, pequeños orificios o eslabones que no se preguntaron durante el levantamiento. Estos vacíos pueden ser los siguientes:

• Tipos de documentos participantes: Documentos en papel, archivos office, memos, cartas, avisos electrónicos. formularios, etc.
• Personas, roles y otras áreas o agentes que participan: Aparte del usuario, quienes mas participaron en la ejecución o cumplimiento del objetivo del proceso.
• Controles efectuados: Actividades de control que surgen durante la confección del mapa. Sin embargo no tenemos qué hace ante no conformidades o qué evidencia ha quedado del control ejecutado.
• Procedimientos poco claros y contingencias: Al confeccionar el mapa se realiza, generalmente, el proceso en forma lineal sin considerar los eventos inesperados o cambios en los procedimientos al plantearse las preguntas "¿Qué pasa si no llega tal cosa?; o ¿Si este recurso del proceso no recorre tal ruta?". Este punto se refiere, de manera mas clara, a que pasa en el proceso si ocurren eventos que no corresponden a la normalidad del proceso. Se pueden detectar fallas en los procedimientos formales, o que se están haciendo actividades que no corresponden al proceso.
• Es muy importante que en la primera versión del mapa, se anoten todas las dudas e inquietudes para obtener un mapa bien detallado.

Al concluir la serie de verificaciones, es importante que el usuario entienda la orden lógica de sus actividades. Un mapa final, que el usuario o el dueño del proceso no entienda, no es un buen mapa.

El los próximos capítulos revisaremos parte de la metodología que se utiliza para la ingeniería de procesos y de Control interno. Me refiero a la metodología COSO y sus predecesoras. Para comprenderlo mejor, lo haremos mediante un mapa conceptual que confeccioné. Espero que les guste...