Teniendo en cuenta la importancia de un buen modelo AS IS para poder realizar mejoras, rediseños o implementación de distintos sistemas, es importante contar con modelos de procesos que sean capaces de brindar información precisa y acotada. Esto es siempre considerando el alcance y objetivo del proyecto al que nos enfrentamos.
Muchas consultoras, muchas metodologías pero todas apuntan a lo mismo: Mejorar los procesos de las compañías, esto en función de pequeñas modificaciones o cambios de alta envergadura como implementaciones de sistemas informáticos, facilitar fusiones, etc. Y para lograr aquello es vital contar con el apoyo del Sponsor del proyecto y una organización informada respecto del objetivo y de los pasos a realizar dentro de un proyecto que comprenda levantamientos de procesos.
Entonces, partiendo del principio base de que tenemos que contar con un buen sponsor, la organización informada y la disposición para participar en las reuniones o sesiones de levantamiento de procesos, nos podemos hacer la pregunta: ¿Cómo podemos lograr que los levantamientos de procesos sean más eficaces y en el menor tiempo posible?
Para responder al planteamiento anterior, es interesante cuestionarse: ¿Quién debe tener disposición?, para participar en las reuniones de levantamiento de procesos. Unos opinan que deben participar las jefaturas de alto nivel, otros que tiene que ser un mix entre jefaturas de alto nivel y los ejecutores; y finalmente, los ejecutores de los procesos.
Hay ventajas y desventajas, junto con los enfoques que pueden darse. Digámoslo así: mientras a mayor jefatura tengamos participando dentro de las sesiones de levantamiento de procesos tendremos una visión mayormente global o macro de las actividades que se ejecutan. Por otro lado, tenemos que si entrevistamos a los ejecutores de los procesos que queremos conocer, podremos conocer las dificultades y/u obstáculos que tienen que enfrentar para poder realizar sus actividades. Pero corremos el riesgo de conocer tareas que no generan valor dentro de las actividades que necesitamos conocer a fin de obtener un buen proceso levantado.
Considero que obtener una visión global de las jefaturas de alto nivel permite conocer los procesos y las actividades que ellos consideran importantes y donde el factor dinero tiene mayor impacto dentro de las empresas, tanto en ingresos como en costos. Además de lo anterior, conocer los procesos en un detalle prudente, bien focalizado (dependiendo del proyecto) con los ejecutantes, tales como: administrativos, supervisores, jefes medios, etc. Nos permiten visualizar procesos, subprocesos, actividades y tareas específicas sin perder el enfoque y el contexto en el que se desenvuelve el proyecto de gestión por procesos.
¿Vamos al proceso o hacemos que sus ejecutores vengan hacia nosotros?
Específicamente hablando: ¿Hacemos que los ejecutores vengan hacia nosotros para que puedan entregarnos la información acerca de los procesos que realizan? O bien, ¿el consultor o el Analista de procesos va directamente donde el ejecutor y realiza la entrevista para relevar o levantar el o los procesos directamente donde éstos se ejecutan?
La ventaja de hacer que el ejecutor se dirija hacia el consultor es principalmente que se concentre en la reunión y no se distraiga con temas propios del quehacer de sus tareas.
En cambio, la ventaja que el entrevistador se dirija donde los procesos son ejecutados radica principalmente en que puede visualizar aspectos que no le cuenta o relata el ejecutor. Esto depende, también, del olfato y la capacidad de absorción del entrevistador.
Existen muchas formas más de poder conocer los procesos de las empresas. Desde entrevistas con los usuarios como mencionamos anteriormente, como realizar process mining en procesos particulares.
Dependiendo del proceso o de la etapa que se está relevando, es conveniente según mi visión, relevar un proceso con el apoyo de la jefatura o el dueño del proceso y además contar con el ejecutor ya sea un administrativo o un responsable.
¿Qué ganamos con esto?
La lógica o la secuencia que brinda la visión del jefe o el dueño de proceso junto con los puntos clave que otorga el ejecutor del proceso. Aunque habrá que tener cuidado y moderar las conversaciones debido a que pueden haber diferencias de opiniones cuando existan discrepancias. Esto da origen a las brechas entre lo que se hace o lo que creen que se ejecuta versus lo realizado realmente dentro de un proceso.
Este tema da para harto, muchas casuísticas y diferentes opiniones. Todas las recetas para levantar y relevar un proceso para poder volcarlo en un modelo secuencial, son válidas y dependerá de cada uno saber aplicarlas de la mejor manera posible.
Muchas consultoras, muchas metodologías pero todas apuntan a lo mismo: Mejorar los procesos de las compañías, esto en función de pequeñas modificaciones o cambios de alta envergadura como implementaciones de sistemas informáticos, facilitar fusiones, etc. Y para lograr aquello es vital contar con el apoyo del Sponsor del proyecto y una organización informada respecto del objetivo y de los pasos a realizar dentro de un proyecto que comprenda levantamientos de procesos.
Entonces, partiendo del principio base de que tenemos que contar con un buen sponsor, la organización informada y la disposición para participar en las reuniones o sesiones de levantamiento de procesos, nos podemos hacer la pregunta: ¿Cómo podemos lograr que los levantamientos de procesos sean más eficaces y en el menor tiempo posible?
Para responder al planteamiento anterior, es interesante cuestionarse: ¿Quién debe tener disposición?, para participar en las reuniones de levantamiento de procesos. Unos opinan que deben participar las jefaturas de alto nivel, otros que tiene que ser un mix entre jefaturas de alto nivel y los ejecutores; y finalmente, los ejecutores de los procesos.
Hay ventajas y desventajas, junto con los enfoques que pueden darse. Digámoslo así: mientras a mayor jefatura tengamos participando dentro de las sesiones de levantamiento de procesos tendremos una visión mayormente global o macro de las actividades que se ejecutan. Por otro lado, tenemos que si entrevistamos a los ejecutores de los procesos que queremos conocer, podremos conocer las dificultades y/u obstáculos que tienen que enfrentar para poder realizar sus actividades. Pero corremos el riesgo de conocer tareas que no generan valor dentro de las actividades que necesitamos conocer a fin de obtener un buen proceso levantado.
Considero que obtener una visión global de las jefaturas de alto nivel permite conocer los procesos y las actividades que ellos consideran importantes y donde el factor dinero tiene mayor impacto dentro de las empresas, tanto en ingresos como en costos. Además de lo anterior, conocer los procesos en un detalle prudente, bien focalizado (dependiendo del proyecto) con los ejecutantes, tales como: administrativos, supervisores, jefes medios, etc. Nos permiten visualizar procesos, subprocesos, actividades y tareas específicas sin perder el enfoque y el contexto en el que se desenvuelve el proyecto de gestión por procesos.
¿Vamos al proceso o hacemos que sus ejecutores vengan hacia nosotros?
Específicamente hablando: ¿Hacemos que los ejecutores vengan hacia nosotros para que puedan entregarnos la información acerca de los procesos que realizan? O bien, ¿el consultor o el Analista de procesos va directamente donde el ejecutor y realiza la entrevista para relevar o levantar el o los procesos directamente donde éstos se ejecutan?
La ventaja de hacer que el ejecutor se dirija hacia el consultor es principalmente que se concentre en la reunión y no se distraiga con temas propios del quehacer de sus tareas.
En cambio, la ventaja que el entrevistador se dirija donde los procesos son ejecutados radica principalmente en que puede visualizar aspectos que no le cuenta o relata el ejecutor. Esto depende, también, del olfato y la capacidad de absorción del entrevistador.
Existen muchas formas más de poder conocer los procesos de las empresas. Desde entrevistas con los usuarios como mencionamos anteriormente, como realizar process mining en procesos particulares.
Dependiendo del proceso o de la etapa que se está relevando, es conveniente según mi visión, relevar un proceso con el apoyo de la jefatura o el dueño del proceso y además contar con el ejecutor ya sea un administrativo o un responsable.
¿Qué ganamos con esto?
La lógica o la secuencia que brinda la visión del jefe o el dueño de proceso junto con los puntos clave que otorga el ejecutor del proceso. Aunque habrá que tener cuidado y moderar las conversaciones debido a que pueden haber diferencias de opiniones cuando existan discrepancias. Esto da origen a las brechas entre lo que se hace o lo que creen que se ejecuta versus lo realizado realmente dentro de un proceso.
Este tema da para harto, muchas casuísticas y diferentes opiniones. Todas las recetas para levantar y relevar un proceso para poder volcarlo en un modelo secuencial, son válidas y dependerá de cada uno saber aplicarlas de la mejor manera posible.
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