Levantamiento de procesos con usuarios difíciles

Muchas veces hemos tenido la oportunidad de realizar levantamientos de procesos o de información para requerimientos TI con usuarios que presentan dificultades para facilitar nuestra tarea. Esta situación afecta nuestras labores, pone en riesgo los plazos y objetivos del proyecto en cuestión y provoca más de un dolor de cabeza para los consultores o ingenieros de procesos. 

Requerimientos básicos para el modelado de procesos

1 Introducción
El uso de la herramienta ARIS dentro de las empresas ha aumentado notablemente en los últimos años. Las empresas se han dado cuenta de la importancia de una buena gestión por proceso y han iniciado áreas dedicadas a ello.
Sin embargo, la diversidad de empresas consultoras y miradas provenientes de las mismas áreas de procesos o de tecnología, etc. ha hecho que la metodología que ARIS ofrece junto a su herramienta tenga distintas aristas generando muchas diferencias entre una empresa u otra.
Es por eso que a continuación se presenta un listado de requerimientos que una empresa debiese tener para poder realizar el modelado de procesos ya sea con recursos internos, consultores, etc.
Para poder realizar un modelamiento de procesos para cualquier proyecto de la empresa, esto cabe decir cualquier Gerencia o emplazamiento, se tienen que considerar los siguientes aspectos:

¿Cómo relevamos o levantamos mejor los procesos de una empresa?

Teniendo en cuenta la importancia de un buen modelo AS IS para poder realizar mejoras, rediseños o implementación de distintos sistemas, es importante contar con modelos de procesos que sean capaces de brindar información precisa y acotada. Esto es siempre considerando el alcance y objetivo del proyecto al que nos enfrentamos.

Muchas consultoras, muchas metodologías pero todas apuntan a lo mismo: Mejorar los procesos de las compañías, esto en función de pequeñas modificaciones o cambios de alta envergadura como implementaciones de sistemas informáticos, facilitar fusiones, etc. Y para lograr aquello es vital contar con el apoyo del Sponsor del proyecto y una organización informada respecto del objetivo y de los pasos a realizar dentro de un proyecto que comprenda levantamientos de procesos.

Opinión: La verdad acerca de los consultores y analistas de procesos

Desde los inicios de mi carrera profesional, he ido avanzando junto con las distintas metodologías y tecnologías para poder hacer todo el ciclo de procesos BPM.
Cabe destacar, que inicialmente no existían conocimientos acabados de la existencia de lo que es BPM y de las etapas o pasos que sigue para poder cumplir fielmente lo que propone BPM.
Hay estudios como los realizados por CETIUC donde se describe la realidad del uso de herramientas BPM en Chile. Uno de los softwares mas usados era EXCEL de Microsoft (c). Pues éste programa que corresponde a una planilla de cálculo se pueden dibujar diagramas o flujogramas cumpliendo el objetivo primario tanto para bancos, instituciones financieras y otras empresas: Documentar procesos.
Así fue, hasta que apareció Visio (2003 y ahora 2007) donde uno podía generar fácil y rápidamente distintos modelos flujogramas, etc. Incluyéndose los EPC básicos.
Sin duda, fue un avance.

Levantar los procesos: conocerlos y analizarlos para mejorarlos

En la actualidad, las empresas están constantemente mejorando y ampliando sus servicios para entregar mejores productos y atención a los distintos clientes, ya sea finales o distribuidores. Para poder enfrentar esto se necesita conocer y rediseñar sus procesos de forma permanente y aumentar la satisfacción de los clientes.

Para conocer los procesos que realiza la empresa se tienen que Levantar los Procesos.

De la “Mejora continua” al Real Time Enterprise.

En la década de los 90’s se vivió el auge de las estandarización de los procesos, de la gestión y de otros aspectos dados por las normas internacionales ISO, que tanto auge tuvieron en Chile. Sin duda fueron de gran apoyo para el mejoramiento de la gestión interna de las empresas en términos de procesos estándares, cumplimiento de procedimientos ambientales, de seguridad, de calidad, etc.

La importancia de tener productos diferenciados, para nuestros distintos clientes.

En la actualidad las empresas está interactuando con distintos clientes, empresas que operan en distintos escenarios donde prima diferenciarse del resto de los competidores. Estamos en la jungla empresarial.

Para lograr mayor ventaja respecto a los competidores, nuestros clientes tienen que aumentar su participación en el mercado o bien mejorar sus rendimientos, sus costos que finalmente influyen en sus utilidades. Para esto, todos sabemos que, las empresas se componen de personas, “unidades organizativas” y de procesos. Estos procesos, los cuales son transversales, cruzan por las distintas áreas obteniendo “Outputs” enfocados a entregar mayor valor al cliente.

Innovación en las empresas: Idea => Implementación => Innovación

En la actualidad lo único que sabemos es que todo está cambiando, tanto en la vida personal, profesional y empresarial. Las empresas cambian todo el tiempo y las que no lo hacen se quedan en la era jurásica como si manejaran un auto guiándose por el espejo retrovisor.

Muchas de las empresas y muchos de sus gerentes quieren ideas innovadoras, o mas bien innovativas (como debe decirse realmente) pero no dan mas que órdenes pero no participan de ello, siempre dirigiendo pero no participando ni generando una cultura organizacional que se adapte a las turbulencias del entorno. 

Dificultades para realizar reingeniería de procesos (primera parte)

1 Introducción

Habíamos quedado en presentar un capítulo referente a la metodología COSO. Se verá en su momento.

Sin embargo, vamos a ver un tema que parece ser receta. Se habla por grandes pensadores que vienen de prestigiosas universidades o con grandes curriculums.

En ésta ocasión hablaré de todas las dificultades que pueden acontecer dentro de un proyecto de re ingeniería de procesos desde que se comienza el levantamiento de algún proceso, la revisión de los mapas, dificultades para en análisis, propuesta de mejoras e implementación de éstas.

Muchas veces, dentro de la consultoría de procesos nos vemos sometidos a las "mañas" o malas prácticas realizadas por los clientes. Igualmente hay que reconocer que los mismos analistas, ingenieros, jefes y gerentes consultores cometen errores o formas de trabajo no aptas para una correcta ejecución  de un proyecto.

Algunos Tips para realizar un buen levantamiento de procesos (Primera parte)

Es muy fácil ver e intentar comprender un mapa de procesos, donde se indican las entradas y salidas de una determinada serie de actividades.

Este mapa de proceso, refleja el estado actual de cómo se hacen las cosas, el "As Is" (cómo es). Pero para construir este mapa, es necesario recoger información previa. Y en eso consiste el levantamiento del proceso.

INDUCCION AL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Se ha preguntado usted ¿Qué son los levantamientos de procesos? , o ¿para qué sirven los mapas que se confeccionan?.

Para responder de mejor manera las preguntas anteriores, se presentarán una serie de conceptos:

Actividades y Tareas: Las actividades son una serie lógica de tareas que buscan cumplir un determinado objetivo. Estas actividades comprenden un input, una entrada que genera la actividad. Luego de realizar dicho conjunto de tareas, se obtiene una salida. Un output.

Estas actividades pueden contar con el apoyo de determinados sistemas informáticos para su mejor ejecución.

Por ejemplo: la Actividad de recepción de documentos. Ésta actividad comprende las tareas de recepción física de los documentos, revisión de que se encuentren todos los antecedentes y el timbraje de éstos, evidenciando la correcta recepción.