En la actualidad, las empresas están constantemente mejorando y ampliando sus servicios para entregar mejores productos y atención a los distintos clientes, ya sea finales o distribuidores. Para poder enfrentar esto se necesita conocer y rediseñar sus procesos de forma permanente y aumentar la satisfacción de los clientes.
Para conocer los procesos que realiza la empresa se tienen que Levantar los Procesos.
¿Qué son los Levantamientos de Procesos?
El levantamiento de proceso corresponde a una reunión(es) de entrevista(s) que realiza el consultor o Analista de Procesos a los usuarios y/o dueño del proceso que hacen las distintas “pegas” o actividades para realizar un determinado proceso. En estas entrevistas se debe indicar en detalle qué “pega” realiza, señalando a demás que sistemas, planillas, formularios, tiempos y qué otras cosa usa para realizar dichas “pegas”.
El que levanta el proceso, con la información obtenida con el usuario y/o dueño del proceso, pasa a confeccionar el “mono” o bien llamado EPC (Even Driven Process Chain: procesos manejados por una cadena de eventos). Este “mono”, posteriormente, debe ser validado por el usuario implicado para iniciar la fase de estudio y rediseño del proceso, si corresponde.
Modelo de Proceso
El Even Driven Process Chain (EPC):
Un EPC más completo, donde se vinculen las “pegas” que realiza un usuario, contiene los sistemas, documentos, cargo o nombre de la persona, el área a la cual pertenece, etc. Este modelo integra la arista de los datos del proceso, las personas y la organización, los sistemas utilizados y muestra también cómo fluye la información.
Ejemplo de un Modelo EPC:
¿Para qué sirven los procesos levantados y llevados al EPC?
EL proceso levantado y plasmado en el EPC nos permite dimensionar todas las actividades y recursos que fluyen dentro del la secuencia de “pegas”. Al poder conocer desde una visión completa y transversal es posible identificar oportunidades de mejora, opciones de digitalización y cambio en los procedimientos actuales.
Todas las mejoras que van desde la estandarización de documentos, digitalización de actividades y/o su integración a los sistemas actuales que puede poseer la empresa, nos hacen rediseñar los procesos, dirigidos siempre a entregar mayor satisfacción a nuestros clientes. Todo esto en un ciclo de mejora continúa.
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