1 Introducción
En muchas industrias existen iniciativas asociadas al rediseño de procesos. Las jefaturas y gerentes de proyectos u otros mencionan "Levantemos los procesos y mejorémoslos" a los analistas o profesionales que inician sus carreras.
Y por otro lado, existen diversas metodologías y formas de trabajo enfocadas a rediseñar procesos. Solo por dar algunos nombres, podemos mencionar LEAN, SIX Sigma, entre otros. Los cuales ofrecen diversas maneras para poder rediseñar y con herramientas diferentes.
A pesar de todas las metodologías de trabajo y proyectos costosos orientados al rediseño de procesos de negocio, siempre va existir una forma simple y básica que servirá de base para realizar tal rediseño. Esta forma de la que hablo, se denomina "el sentido común".
En la actualidad, hacemos diferentes cosas y enfrentamos situaciones empleando el sentido común en la vida familiar, personal, laboral y social. Es una herramienta simple y es la única que va evolucionando con la persona.
2 Desarrollo
2.1 Definiendo el concepto
Podemos utilizar la definición de "Sentido común" proveniente de Wikipedia:
Sentido común:
La expresión describe las creencias o proposiciones que benefician a la mayoría de una sociedad (familia, clan, pueblo o nación).
Otras definiciones son las siguientes:
Para Trout y Rivkin, el sentido común es «una facultad que posee la generalidad de las personas, para juzgar razonablemente las cosas». Yagosesky lo define como «la capacidad natural de grupos y comunidades, para operar desde un código simbólico compartido, que les permite percibir la realidad, o asignarle un sentido a personas, objetos o situaciones, que resulta obvio para el común de los integrantes de esa comunidad». Yash, Hipat Roses e Imeld lo definen como «el don provisto para saber distinguir todo lo que nos rodea: el bien, el mal, la razón y la ignorancia.
2.2 Factores
Para poder entender mejor el poder del Sentido común, debemos conocer todos los factores que influyen y constituyen éste concepto:
2.2.1 Individuales
Los principales factores que influyen en la estructuración del Sentido común son los siguientes:
a) Formación (educación y enseñanza)
El responsable de rediseñar los procesos tendrá como base su formación profesional para abordar la problemática de los procesos. La educación universitaria y/o técnica le brindará criterios y herramientas tanto cuantitativas como cualitativas para aquello. Por otro lado la enseñanza escolar también tomará participación aunque en menor medida.
b) Experiencia laboral
El Consultor, Analista o Ingeniero de Procesos tendrá un mejor criterio para el rediseño en la medida que tenga mayor experiencia laboral. La participación con distintos profesionales, proyectos y empresas lo irán formando como profesional abordando problemáticas de variada complejidad.
En el caso que el profesional, sea un recién egresado de su universidad o CFT, utilizará como criterio su formación académica y vivencial.
c) Vivenciales (personales)
Otro punto importante en la hora de tomar criterios y abordar la problemática del rediseño de procesos, corresponde a las distintas vivencias personales que experimentan el Consultor, Analista o Ingeniero. Estás vivencias pueden ser interacciones compartidas con su entorno cercano tales como amistades, compañeros, colegas, padres, jefaturas, subordinados, etc. El entorno donde se desenvuelve el profesional siempre influirá en su Sentido común.
2.2.2 Externos
Los factores externos, se asocian más al problema que a las fuentes donde el Consultor forma su Sentido común. Estos factores son más puntuales y dependerán de la capacidad que se tenga para conocer realmente el problema que buscamos resolver con el rediseño de los procesos.
a) Necesidades del usuario
- Problema: La necesidad de mejorar algo, producto de alguna falencia del proceso (Información, personas, sistemas, cambios del entorno, etc.) siempre nos orientará al punto que debemos mejorar. Encontrar la causa que origina el problema es la clave.
- Diagnóstico: Un buen rediseño del proceso, depende de un buen diagnóstico. Si capturamos la foto del proceso, más un análisis del mismo y del contexto en el que se desenvuelve, nos permitirán saber qué tenemos que mejorar.
- Solución para el usuario: El sentido común también cobra importancia en la solución que vamos a proponer. Las mejoras al proceso pueden ser quick wins, actualizaciones del o los sistemas, problemas de capacitación de los usuarios, falta de información, etc. Las soluciones deben ser concretas, alcanzables, medibles y acotadas.
b) Necesidades de dueños de procesos y del negocio
Los responsables de los procesos de negocios de la organización son también los responsables de velar por el buen funcionamiento de sus procesos y de las actividades que realizan las personas. Las soluciones también deben estar acorde al contexto del negocio y a las dificultades de las mismas. Una Jefatura debe saber qué está sucediendo en sus procesos.
- Visión general del negocio: El contexto del negocio también puede ser el contexto del problema y también de la solución.
- Visión general de las dificultades que restan valor al cliente: Se pueden tener muchos problemas a mejorar con el rediseño de procesos pero poseer una visión general de ellos, permite integrarlos y brindarles una visión macro de ellos.
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