Las organizaciones sin nociones de BPM

1 Introducción

Hay muchas organizaciones pequeñas y grandes corporaciones que tienen en un grado intermedio o avanzado todo lo que es Gestión por Procesos, las cuales le han dado un rol importante a tener gestionado todos sus procesos de negocio ya sea para proyectos informáticos, fusiones, cumplimiento normativo, autogestión y mejora continua.

Pero también existen aquellas organizaciones, de grandes niveles de facturación que no realizan ningún tipo de gestión de procesos o bien existe pero es de muy baja relevancia. Estas industrias no le han dado el rol que otras si le han otorgado al a gestión por procesos. Esto se debe a muchos factores intrínsecos al negocio que intentaremos sacar al aire en este artículo.

2 Desarrollo

¿Porqué algunas organizaciones no realizan gestión por procesos?

Esto puede deberse a muchas razones, como empresas pueden existir. Intentaremos señalar las razones más importantes:

• Falta de interés por parte de Jefaturas altas e intermedias.
• Desconocimiento de los beneficios y de las ventajas competitivas que pueden tener las empresas con Gestión por procesos.
• Inexistencia de una cultura de mejora continúa
• No existen presiones normativas o del estándar de la industria para gestionar los procesos de negocio
• Alta carga laboral por parte de los empleados.
• Historial de intentos fallidos por lograr gestión por procesos (asociado a los puntos anteriores).

Son bastantes las razones y unas se sobreponen con otras. Es casi un círculo vicioso de factores que dejan nula la gestión por procesos.

Muchas empresas tienen actividades diarias las cuales impiden que los empleados puedan realizar o dedicar tiempo a lo que es mejora continua mediante la gestión por procesos, tales como las industrias bancarias y financieras (corredoras de bolsa, securitizadoras, administradora de fondos mutuos, etc.) donde tienen ciclos y tiempos estrictos a nivel de cumplimiento o estándar de la industria. Por ejemplo: cierres o cuadraturas diarias, intervalos formales para realización y negociación de operaciones, etc.

¿Cómo abordar este tema? ¿Cómo le damos el input a la empresa para que inicie la Gestión por procesos?

Sin duda es un gran desafío para las personas que desean convertir a su empresa u organización en una entidad gestionada por procesos. ¿Por dónde comenzar? Es la pregunta que la mayoría puede hacerse. Alguna serie de tareas son las que se mencionan a continuación:

• Obtención de un Sponsor efectivo y convencido de la importancia de administrar los procesos de negocio.
• Realización, idealmente con apoyo del Sponsor, de proyectos acotados y medibles asociados a gestión por procesos. El objetivo de esto es mostrar en temas precisos la importancia y la efectividad de realizar gestión de los procesos dentro de la organización obteniendo resultados concretos.
• One to one. Es lo más complejo y lento per realizar presentaciones o cualquier otro tipo de difusión de la gestión por procesos de negocio, mostrando los valores o conceptos que aborda BPM, a cada persona dentro de la jerarquía. Esto de todas maneras puede priorizarse comenzando con las Gerencias, Jefaturas, Supervisores, etc. hasta llegar a la gran parte de los puestos o cargos cubiertos. Esta tarea es de gran importancia y es diaria y constante. En otras organizaciones es denominada Evangelización BPM.

¿Qué herramienta podemos usar? 

Existen variadas soluciones dentro de la industria. Algunas son gratuitas y otras pagadas. Dentro de las empresas con las suites más complejas y potentes se encuentra Lombardi Software, Software AG, IBM, Oracle, etc.