Criterios para la priorización de Programas/Proyectos

Actualmente la dirección de proyectos ha estado en constante desarrollo, mejorando sus mejores prácticas y formas de hacer las cosas que facilitan las actividades de gestión de proyectos en distintas industrias y contextos. Los proyectos cada vez toman mayor parte de la carga laboral de los empleados dentro de la organización y dichas organizaciones modifican sus estructuras orientadas a a proyectos y procesos.

El mundo es cada vez mas rápido y satisfacer al cliente depende no solamente cumplir sus expectativas ya determinadas, sino que debe ser una experiencia total.

La importancia de la continuidad del negocio

Cada día llegar al cliente está costando mucho más que antes, existen más medios de comunicación y redes sociales para interactuar con ellos y se debe cumplir con la promesa de valor de forma intachable. En el caso que existan problemas con eso, la organización tendrá que realizar nuevos esfuerzos para poder satisfacer al cliente. Siempre los costos de calidad serán menores cuando el producto o servicio aún no llegue al cliente.

Levantamiento de procesos con usuarios difíciles

Muchas veces hemos tenido la oportunidad de realizar levantamientos de procesos o de información para requerimientos TI con usuarios que presentan dificultades para facilitar nuestra tarea. Esta situación afecta nuestras labores, pone en riesgo los plazos y objetivos del proyecto en cuestión y provoca más de un dolor de cabeza para los consultores o ingenieros de procesos. 

El sentido común para rediseñar procesos

1 Introducción

En muchas industrias existen iniciativas asociadas al rediseño de procesos. Las jefaturas y gerentes de proyectos u otros mencionan "Levantemos los procesos y mejorémoslos" a los analistas o profesionales que inician sus carreras.

Y por otro lado, existen diversas metodologías y formas de trabajo enfocadas a rediseñar procesos. Solo por dar algunos nombres, podemos mencionar LEAN, SIX Sigma, entre otros. Los cuales ofrecen diversas maneras para poder rediseñar y con herramientas diferentes.

A pesar de todas las metodologías de trabajo y proyectos costosos orientados al rediseño de procesos de negocio, siempre va  existir una forma simple y básica que servirá de base para realizar tal rediseño. Esta forma de la que hablo, se denomina "el sentido común".

Proyecto de rediseño procesos bajo esquema PMI (Versión 1.0)

Proyecto de rediseño procesos bajo esquema PMI (Versión 1.0)

1 Introducción

Actualmente la industria de la consultoría en nuestro país está en constante cambio y muchas de las consultoras han incluido dentro de su paquete de servicios la consultoría asociada al rediseño de procesos y de PMO. El primer servicio consta de levantamiento, modelamiento, análisis y rediseño de procesos de negocio ya sea acotados o bien todos los procesos dentro de la organización (distintos alcances). El segundo comprende desde apoyo metodológico hasta liderar proyectos core de negocio usando marcos tales como el de PMI ® (www.pmi.org)

La interdependencia en el rediseño de procesos

Durante muchos proyectos de mejora de procesos en los que he tenido la oportunidad de participar, he visto muchas mejoras y formas de rediseñar los procesos. Dependiendo del alcance del proyecto y de lo que se pretende lograr, se pueden establecer muchas mejoras apuntando a determinados objetivos como por ejemplo reducir costos, aumentar ingresos, mejorar tiempos, cumplir con normativas, implementar respuestas a riesgos identificados, establecer planes de continuidad de negocio, etc.

Implementación de sistemas complejos en industrias competitivas

1 Introducción

Actualmente en el mundo empresarial, existe mucha competencia. Todos los competidores corren para aumentar o mantener su posición dentro del mercado. Algunos de estos competidores pueden desenvolverse en industrias que son  altamente reguladas por entes reguladores  y sometidas a cambios normativos frecuentes.

Estas industrias que compiten y que tratan de sobrevivir en un medio regulado y con clientes que buscan mayor transparencia en la información dirigida a ellos.

La importancia de una buena metodología para la implementación de nuevas tecnologías dentro de una organización

1 Introducción 

Todos los días  se van realizando nuevas actualizaciones o upgrades de nuevas tecnologías  distintas organizaciones y que presentan un alto impacto. Abundan los casos de éxito o bien de casos que fallaron. Todas esas eventualidades, exitosas y las no tanto, tienen un factor en común: Procesos.

Las empresas, privadas o públicas, tienen procesos de negocio. Todas, aunque no los tengan documentados, monitoreados ni gestionados. Y de las organizaciones que si tienen gestionado sus procesos, éstas poseen variada madurez dependiendo del ciclo de desarrollo en el que se encuentren.

Mapa conceptual del Modelo COSO 1

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Nicolás

Las organizaciones sin nociones de BPM

1 Introducción

Hay muchas organizaciones pequeñas y grandes corporaciones que tienen en un grado intermedio o avanzado todo lo que es Gestión por Procesos, las cuales le han dado un rol importante a tener gestionado todos sus procesos de negocio ya sea para proyectos informáticos, fusiones, cumplimiento normativo, autogestión y mejora continua.

Pero también existen aquellas organizaciones, de grandes niveles de facturación que no realizan ningún tipo de gestión de procesos o bien existe pero es de muy baja relevancia. Estas industrias no le han dado el rol que otras si le han otorgado al a gestión por procesos. Esto se debe a muchos factores intrínsecos al negocio que intentaremos sacar al aire en este artículo.

La importancia de la contabilidad

Se han realizado grandes proyectos de implementación e integración de sistemas, los cuales han tenido rediseños totales de procesos en distintas organizaciones de variados sectores productivos.

Muchos de estos proyectos T.I., surgen por la necesidad de integrar los sistemas de una empresa o holding que adquiere a otra. Y, sin duda, es un esfuerzo enorme para las organizaciones que son adquiridas seguir ejecutando sus operaciones con normalidad.

Ante estos rediseños e integraciones de sistemas, surge una pregunta: ¿Es necesario contemplar la contabilidad y las finanzas dentro del marco del proyecto informático?.

Requerimientos básicos para el modelado de procesos

1 Introducción
El uso de la herramienta ARIS dentro de las empresas ha aumentado notablemente en los últimos años. Las empresas se han dado cuenta de la importancia de una buena gestión por proceso y han iniciado áreas dedicadas a ello.
Sin embargo, la diversidad de empresas consultoras y miradas provenientes de las mismas áreas de procesos o de tecnología, etc. ha hecho que la metodología que ARIS ofrece junto a su herramienta tenga distintas aristas generando muchas diferencias entre una empresa u otra.
Es por eso que a continuación se presenta un listado de requerimientos que una empresa debiese tener para poder realizar el modelado de procesos ya sea con recursos internos, consultores, etc.
Para poder realizar un modelamiento de procesos para cualquier proyecto de la empresa, esto cabe decir cualquier Gerencia o emplazamiento, se tienen que considerar los siguientes aspectos:

¿Cómo relevamos o levantamos mejor los procesos de una empresa?

Teniendo en cuenta la importancia de un buen modelo AS IS para poder realizar mejoras, rediseños o implementación de distintos sistemas, es importante contar con modelos de procesos que sean capaces de brindar información precisa y acotada. Esto es siempre considerando el alcance y objetivo del proyecto al que nos enfrentamos.

Muchas consultoras, muchas metodologías pero todas apuntan a lo mismo: Mejorar los procesos de las compañías, esto en función de pequeñas modificaciones o cambios de alta envergadura como implementaciones de sistemas informáticos, facilitar fusiones, etc. Y para lograr aquello es vital contar con el apoyo del Sponsor del proyecto y una organización informada respecto del objetivo y de los pasos a realizar dentro de un proyecto que comprenda levantamientos de procesos.

No confundir SAP con BPM!!!

Hace un tiempo atrás tuve la oportunidad de conocer una organización y personas que sostenían que hacer cambios en SAP, en pro de hacerle mejoras se realizaba BPM.
Yo digo que no. Muchos deben coincidir conmigo o bien no.

Modelos Variantes

El crecimiento de las empresas, adoptando nuevas tecnologías para sus filiales. Ha provocado que también la gestión por procesos tenga que adaptarse y dar las facilidades para el análisis y posterior rediseño de sus procesos. Para ello, nace y se consolida el concepto de modelos maestros y variantes.
Estos modelos, conceptualmente, corresponden a un marco general acerca de un determinado tema. En este caso, aplica para modelos de proceso y réplicas que poseen diferencias ya sea en detalles específicos pero el producto resultante es el mismo.

Opinión: La verdad acerca de los consultores y analistas de procesos

Desde los inicios de mi carrera profesional, he ido avanzando junto con las distintas metodologías y tecnologías para poder hacer todo el ciclo de procesos BPM.
Cabe destacar, que inicialmente no existían conocimientos acabados de la existencia de lo que es BPM y de las etapas o pasos que sigue para poder cumplir fielmente lo que propone BPM.
Hay estudios como los realizados por CETIUC donde se describe la realidad del uso de herramientas BPM en Chile. Uno de los softwares mas usados era EXCEL de Microsoft (c). Pues éste programa que corresponde a una planilla de cálculo se pueden dibujar diagramas o flujogramas cumpliendo el objetivo primario tanto para bancos, instituciones financieras y otras empresas: Documentar procesos.
Así fue, hasta que apareció Visio (2003 y ahora 2007) donde uno podía generar fácil y rápidamente distintos modelos flujogramas, etc. Incluyéndose los EPC básicos.
Sin duda, fue un avance.

Levantar los procesos: conocerlos y analizarlos para mejorarlos

En la actualidad, las empresas están constantemente mejorando y ampliando sus servicios para entregar mejores productos y atención a los distintos clientes, ya sea finales o distribuidores. Para poder enfrentar esto se necesita conocer y rediseñar sus procesos de forma permanente y aumentar la satisfacción de los clientes.

Para conocer los procesos que realiza la empresa se tienen que Levantar los Procesos.

ARIS: La herramienta para modelar y analizar procesos. El Mercedes Benz para los procesos

El mercado a nivel nacional se encuentra en permanente competencia. La participación de dentro de éste es cada vez mas dura y difícil y por eso que no hay que dormirse. Aumentar la satisfacción de los distintos clientes entregando un mejor servicio utilizando las últimas tecnologías es la constante actual. Es por eso que mejorar los procesos de negocio adquiere gran importancia, optimizando los tiempos y los costos

Existe un software que permite conocer y mejorar los procesos a fin de optimizarlos. ARIS (Arquitectura de Sistemas de Información Integrados), se convierte en un concepto, que reúne y responde las siguientes preguntas elementales:

a) ¿Qué hace la pega?

b) ¿Quién lo hace?

c) ¿Qué datos y recursos utiliza para hacer la pega?

d) ¿Cuáles son sus productos y cómo se mide?

BPM: Business Process Managment. La disciplina para que las empresas conozcan, mejoren y rediseñen sus procesos

El Rediseño de Procesos de negocio, ha tomado gran importancia en las grandes empresas las cuales están en una búsqueda continua en mejorar todos sus procesos. Lo que fue, malamente, nombrado en los años 90 como reingeniería donde simplemente se reducía la cantidad de personas dentro de una organización ha dado pasó a un concepto mucho más potente: La administración de Procesos de Negocio o, en su abreviatura anglosajona, BPM.