¿Cómo relevamos o levantamos mejor los procesos de una empresa?

Teniendo en cuenta la importancia de un buen modelo AS IS para poder realizar mejoras, rediseños o implementación de distintos sistemas, es importante contar con modelos de procesos que sean capaces de brindar información precisa y acotada. Esto es siempre considerando el alcance y objetivo del proyecto al que nos enfrentamos.

Muchas consultoras, muchas metodologías pero todas apuntan a lo mismo: Mejorar los procesos de las compañías, esto en función de pequeñas modificaciones o cambios de alta envergadura como implementaciones de sistemas informáticos, facilitar fusiones, etc. Y para lograr aquello es vital contar con el apoyo del Sponsor del proyecto y una organización informada respecto del objetivo y de los pasos a realizar dentro de un proyecto que comprenda levantamientos de procesos.

No confundir SAP con BPM!!!

Hace un tiempo atrás tuve la oportunidad de conocer una organización y personas que sostenían que hacer cambios en SAP, en pro de hacerle mejoras se realizaba BPM.
Yo digo que no. Muchos deben coincidir conmigo o bien no.

Modelos Variantes

El crecimiento de las empresas, adoptando nuevas tecnologías para sus filiales. Ha provocado que también la gestión por procesos tenga que adaptarse y dar las facilidades para el análisis y posterior rediseño de sus procesos. Para ello, nace y se consolida el concepto de modelos maestros y variantes.
Estos modelos, conceptualmente, corresponden a un marco general acerca de un determinado tema. En este caso, aplica para modelos de proceso y réplicas que poseen diferencias ya sea en detalles específicos pero el producto resultante es el mismo.

Opinión: La verdad acerca de los consultores y analistas de procesos

Desde los inicios de mi carrera profesional, he ido avanzando junto con las distintas metodologías y tecnologías para poder hacer todo el ciclo de procesos BPM.
Cabe destacar, que inicialmente no existían conocimientos acabados de la existencia de lo que es BPM y de las etapas o pasos que sigue para poder cumplir fielmente lo que propone BPM.
Hay estudios como los realizados por CETIUC donde se describe la realidad del uso de herramientas BPM en Chile. Uno de los softwares mas usados era EXCEL de Microsoft (c). Pues éste programa que corresponde a una planilla de cálculo se pueden dibujar diagramas o flujogramas cumpliendo el objetivo primario tanto para bancos, instituciones financieras y otras empresas: Documentar procesos.
Así fue, hasta que apareció Visio (2003 y ahora 2007) donde uno podía generar fácil y rápidamente distintos modelos flujogramas, etc. Incluyéndose los EPC básicos.
Sin duda, fue un avance.

Levantar los procesos: conocerlos y analizarlos para mejorarlos

En la actualidad, las empresas están constantemente mejorando y ampliando sus servicios para entregar mejores productos y atención a los distintos clientes, ya sea finales o distribuidores. Para poder enfrentar esto se necesita conocer y rediseñar sus procesos de forma permanente y aumentar la satisfacción de los clientes.

Para conocer los procesos que realiza la empresa se tienen que Levantar los Procesos.

ARIS: La herramienta para modelar y analizar procesos. El Mercedes Benz para los procesos

El mercado a nivel nacional se encuentra en permanente competencia. La participación de dentro de éste es cada vez mas dura y difícil y por eso que no hay que dormirse. Aumentar la satisfacción de los distintos clientes entregando un mejor servicio utilizando las últimas tecnologías es la constante actual. Es por eso que mejorar los procesos de negocio adquiere gran importancia, optimizando los tiempos y los costos

Existe un software que permite conocer y mejorar los procesos a fin de optimizarlos. ARIS (Arquitectura de Sistemas de Información Integrados), se convierte en un concepto, que reúne y responde las siguientes preguntas elementales:

a) ¿Qué hace la pega?

b) ¿Quién lo hace?

c) ¿Qué datos y recursos utiliza para hacer la pega?

d) ¿Cuáles son sus productos y cómo se mide?

BPM: Business Process Managment. La disciplina para que las empresas conozcan, mejoren y rediseñen sus procesos

El Rediseño de Procesos de negocio, ha tomado gran importancia en las grandes empresas las cuales están en una búsqueda continua en mejorar todos sus procesos. Lo que fue, malamente, nombrado en los años 90 como reingeniería donde simplemente se reducía la cantidad de personas dentro de una organización ha dado pasó a un concepto mucho más potente: La administración de Procesos de Negocio o, en su abreviatura anglosajona, BPM.

Estandarización de documentos en los organismos públicos

Hoy vi un cargo dentro de la página web de uno de los ministerios. Al leer las bases y el perfil me di cuenta que cumplía parte de los requisitos. Para postular había una ficha de postulación y un formato de curriculum donde se tienen que llenar desde los datos más básicos hasta la información académica y laboral.

Después ingresé a otra página web, de un organismo que dependía de otro Ministerio donde también se publicaban las bases y el perfil para un cargo, en el cual cumplía parte de los requisitos. Me pareció interesante. Igualmente disponían de una ficha de postulación y un formato de curriculum. Pero a pesar que eran los mismos documentos, se pedían datos muy parecidos con un distinto orden.

Implementando sistemas BPM: El rol de la Orientación al Proceso

Este es el primer documento que realizo para la web www.bpmchile.org el cual es un paper elaborado por Por Hayo A. Reijers del Departamento de Dirección de Tecnología, Universidad de Eindhoven, Holanda.

Actualmente la implementación de sistemas BPM tiene ventajas diversas dentro de una organización, ya sea reduciendo tiempos de carga, disminución de los errores manuales y el aumento de la adaptabilidad para que la estructura de la organización se adecue a los cambios en el negocio. De todas formas, hay que tener en cuenta que dicha implementación implica alta complejidad y consumir gran esfuerzo para la empresa.

Dicha implementación de sistemas BPM implica, como consenso, la automatización de tareas cotidianas a través de un Workflow que coordine estos trabajos. Y tienen una serie de factores críticos, los cuales son: tecnológicos, de gestión, humano, y de procesos.

La verdadera orientación de proyectos.

Hace unos meses me tocó asesorar a una entidad pública respecto de sus procesos y especialmente por los riesgos de éstos. Teniendo como resultado un diagnóstico de los riesgos por cada proceso establecido y una propuesta donde se mitiguen o se tomen otras estrategias para enfrentar dichos riesgos.

Se veia un trabajo relativamente simple, quizas algo extenso. Pero no se tomaron ciertas consideraciones: