Las organizaciones sin nociones de BPM

1 Introducción

Hay muchas organizaciones pequeñas y grandes corporaciones que tienen en un grado intermedio o avanzado todo lo que es Gestión por Procesos, las cuales le han dado un rol importante a tener gestionado todos sus procesos de negocio ya sea para proyectos informáticos, fusiones, cumplimiento normativo, autogestión y mejora continua.

Pero también existen aquellas organizaciones, de grandes niveles de facturación que no realizan ningún tipo de gestión de procesos o bien existe pero es de muy baja relevancia. Estas industrias no le han dado el rol que otras si le han otorgado al a gestión por procesos. Esto se debe a muchos factores intrínsecos al negocio que intentaremos sacar al aire en este artículo.

La importancia de la contabilidad

Se han realizado grandes proyectos de implementación e integración de sistemas, los cuales han tenido rediseños totales de procesos en distintas organizaciones de variados sectores productivos.

Muchos de estos proyectos T.I., surgen por la necesidad de integrar los sistemas de una empresa o holding que adquiere a otra. Y, sin duda, es un esfuerzo enorme para las organizaciones que son adquiridas seguir ejecutando sus operaciones con normalidad.

Ante estos rediseños e integraciones de sistemas, surge una pregunta: ¿Es necesario contemplar la contabilidad y las finanzas dentro del marco del proyecto informático?.

Requerimientos básicos para el modelado de procesos

1 Introducción
El uso de la herramienta ARIS dentro de las empresas ha aumentado notablemente en los últimos años. Las empresas se han dado cuenta de la importancia de una buena gestión por proceso y han iniciado áreas dedicadas a ello.
Sin embargo, la diversidad de empresas consultoras y miradas provenientes de las mismas áreas de procesos o de tecnología, etc. ha hecho que la metodología que ARIS ofrece junto a su herramienta tenga distintas aristas generando muchas diferencias entre una empresa u otra.
Es por eso que a continuación se presenta un listado de requerimientos que una empresa debiese tener para poder realizar el modelado de procesos ya sea con recursos internos, consultores, etc.
Para poder realizar un modelamiento de procesos para cualquier proyecto de la empresa, esto cabe decir cualquier Gerencia o emplazamiento, se tienen que considerar los siguientes aspectos:

¿Cómo relevamos o levantamos mejor los procesos de una empresa?

Teniendo en cuenta la importancia de un buen modelo AS IS para poder realizar mejoras, rediseños o implementación de distintos sistemas, es importante contar con modelos de procesos que sean capaces de brindar información precisa y acotada. Esto es siempre considerando el alcance y objetivo del proyecto al que nos enfrentamos.

Muchas consultoras, muchas metodologías pero todas apuntan a lo mismo: Mejorar los procesos de las compañías, esto en función de pequeñas modificaciones o cambios de alta envergadura como implementaciones de sistemas informáticos, facilitar fusiones, etc. Y para lograr aquello es vital contar con el apoyo del Sponsor del proyecto y una organización informada respecto del objetivo y de los pasos a realizar dentro de un proyecto que comprenda levantamientos de procesos.

No confundir SAP con BPM!!!

Hace un tiempo atrás tuve la oportunidad de conocer una organización y personas que sostenían que hacer cambios en SAP, en pro de hacerle mejoras se realizaba BPM.
Yo digo que no. Muchos deben coincidir conmigo o bien no.

Modelos Variantes

El crecimiento de las empresas, adoptando nuevas tecnologías para sus filiales. Ha provocado que también la gestión por procesos tenga que adaptarse y dar las facilidades para el análisis y posterior rediseño de sus procesos. Para ello, nace y se consolida el concepto de modelos maestros y variantes.
Estos modelos, conceptualmente, corresponden a un marco general acerca de un determinado tema. En este caso, aplica para modelos de proceso y réplicas que poseen diferencias ya sea en detalles específicos pero el producto resultante es el mismo.

Opinión: La verdad acerca de los consultores y analistas de procesos

Desde los inicios de mi carrera profesional, he ido avanzando junto con las distintas metodologías y tecnologías para poder hacer todo el ciclo de procesos BPM.
Cabe destacar, que inicialmente no existían conocimientos acabados de la existencia de lo que es BPM y de las etapas o pasos que sigue para poder cumplir fielmente lo que propone BPM.
Hay estudios como los realizados por CETIUC donde se describe la realidad del uso de herramientas BPM en Chile. Uno de los softwares mas usados era EXCEL de Microsoft (c). Pues éste programa que corresponde a una planilla de cálculo se pueden dibujar diagramas o flujogramas cumpliendo el objetivo primario tanto para bancos, instituciones financieras y otras empresas: Documentar procesos.
Así fue, hasta que apareció Visio (2003 y ahora 2007) donde uno podía generar fácil y rápidamente distintos modelos flujogramas, etc. Incluyéndose los EPC básicos.
Sin duda, fue un avance.

Levantar los procesos: conocerlos y analizarlos para mejorarlos

En la actualidad, las empresas están constantemente mejorando y ampliando sus servicios para entregar mejores productos y atención a los distintos clientes, ya sea finales o distribuidores. Para poder enfrentar esto se necesita conocer y rediseñar sus procesos de forma permanente y aumentar la satisfacción de los clientes.

Para conocer los procesos que realiza la empresa se tienen que Levantar los Procesos.

ARIS: La herramienta para modelar y analizar procesos. El Mercedes Benz para los procesos

El mercado a nivel nacional se encuentra en permanente competencia. La participación de dentro de éste es cada vez mas dura y difícil y por eso que no hay que dormirse. Aumentar la satisfacción de los distintos clientes entregando un mejor servicio utilizando las últimas tecnologías es la constante actual. Es por eso que mejorar los procesos de negocio adquiere gran importancia, optimizando los tiempos y los costos

Existe un software que permite conocer y mejorar los procesos a fin de optimizarlos. ARIS (Arquitectura de Sistemas de Información Integrados), se convierte en un concepto, que reúne y responde las siguientes preguntas elementales:

a) ¿Qué hace la pega?

b) ¿Quién lo hace?

c) ¿Qué datos y recursos utiliza para hacer la pega?

d) ¿Cuáles son sus productos y cómo se mide?

BPM: Business Process Managment. La disciplina para que las empresas conozcan, mejoren y rediseñen sus procesos

El Rediseño de Procesos de negocio, ha tomado gran importancia en las grandes empresas las cuales están en una búsqueda continua en mejorar todos sus procesos. Lo que fue, malamente, nombrado en los años 90 como reingeniería donde simplemente se reducía la cantidad de personas dentro de una organización ha dado pasó a un concepto mucho más potente: La administración de Procesos de Negocio o, en su abreviatura anglosajona, BPM.