Algunos Tips para realizar un buen levantamiento de procesos (Segunda parte)

Luego de concluir la primera reunión con el usuario, el dueño del proceso o el responsable de éste, comenzamos con la construcción del mapa respectivo.

Este mapa de proceso debe realizarse lo antes posible, pues a medida que se va adquiriendo destreza en el levantamiento, se va creando una imagen mental de lo que es el proceso. Es recomendable construir el mapa escuchando la grabación de la reunión, si es que se grabó.

Algunos Tips para realizar un buen levantamiento de procesos (Primera parte)

Es muy fácil ver e intentar comprender un mapa de procesos, donde se indican las entradas y salidas de una determinada serie de actividades.

Este mapa de proceso, refleja el estado actual de cómo se hacen las cosas, el "As Is" (cómo es). Pero para construir este mapa, es necesario recoger información previa. Y en eso consiste el levantamiento del proceso.

INDUCCION AL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Se ha preguntado usted ¿Qué son los levantamientos de procesos? , o ¿para qué sirven los mapas que se confeccionan?.

Para responder de mejor manera las preguntas anteriores, se presentarán una serie de conceptos:

Actividades y Tareas: Las actividades son una serie lógica de tareas que buscan cumplir un determinado objetivo. Estas actividades comprenden un input, una entrada que genera la actividad. Luego de realizar dicho conjunto de tareas, se obtiene una salida. Un output.

Estas actividades pueden contar con el apoyo de determinados sistemas informáticos para su mejor ejecución.

Por ejemplo: la Actividad de recepción de documentos. Ésta actividad comprende las tareas de recepción física de los documentos, revisión de que se encuentren todos los antecedentes y el timbraje de éstos, evidenciando la correcta recepción.