Los procesos dentro de las PYMES.

Todos sabemos que el principal motor de trabajo que tenemos en Chile son las pequeñas y medianas empresas. Estas contratan a gran parte de los trabajadores ya sea para el sector industrial, manufactura, etc. Sin duda, el componente PYME dentro de la economía domestica que tenemos en país sirve de mucho a la hora de decir si Chile es un país en vías o no de del desarrollo.

Para que las PYMES puedan mantener y mejorar su nivel de competitividad deben manejar y gestionar todos sus procesos. Para ello deben evitar que el conocimiento respecto a cualquier proceso como por ejemplo, el de la fabricación de algún producto industrial, no esté acumulado dentro de una persona. Siendo más preciso: Dentro de la mente de la persona.

Yendo mas allá, tenemos que una persona puede saber y administrar la cantidad de stock que posee dentro de su inventario, los precios de los proveedores, los contactos, los tipos de productos que prefieren los clientes, la forma ó cómo se ejecuta tal proceso, etc. Para empresas que quieren ocupar algún porcentaje considerable dentro del mercado local y , siendo más visionario, expandirse al mercado internacional, es importante hacer que los procesos “corran por si solos”.

Dando un ejemplo de lo anterior. Si nuestra persona “obrero” estrella que conoce al pie de la letra el proceso y lo administra, en algún caso hipotético ésta se enferma o se cambia de trabajo, el proceso y el conocimiento que implica realizar dicho proceso se ve esfumado. Cuando el conocimiento dentro de una PYME o cualquier empresa se va, la empresa pierde valor y conocimiento que costó tiempo y dinero en adquirirlo. He ahí lo trascendental que un proceso sea gestionado y manejado por una serie de personas y que dicho conocimiento vinculado se encuentre formalizado y estructurado.

Primero que todo, ¿Qué es un proceso? Muchos hablan de procesos pero no lo definen. Wikipedia lo define como: “Un proceso (del latín processus) es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado”. Podemos añadirle además que está ejecutado con uno o varios responsables, bajo el contexto empresarial, y que busca darle el mayor valor agregado posible para el cliente. Obviamente dicha definición puede variar y depende mucho de la literatura con la que se analice.

¿Qué deben hacer las PYMES para mejorar sus procesos y sobrevivir dentro del mercado?

Las PYMES tienen varias alternativas a la hora de avanzar dentro de la gestión por procesos. Primero deben conocer sus procesos: Tener algún esquema – Mapa de proceso – donde puedan visualizar cómo fluye(n) tal(es) proceso(s), conocerlos y ver posibilidades de mejora de el mismo. Esto les permite además de formalizarlo de manera que la persona o el grupo de personas conozcan su lugar dentro de la cadena de trabajo.

Igualmente, las PYMES pueden comenzar a utilizar sistemas básicas de información donde puedan gestionar sus materiales, inventarios, solicitudes, etc. Usar las herramientas ERP. El mercado informático ofrece amplias alternativas.

¿De qué sirve mejorar los procesos para las PYMES? Al cliente le interesa obtener productos de la mejor calidad (estimada) junto con servicios adecuados que impliquen costos bajos para él y en un tiempo razonable. Entonces lo que le importa al cliente final de las PYMES son productos y servicios de alta calidad, bajo precio y en tiempos mejores o iguales que los que se tienen considerados en el mercado (Tiempo – costo – Calidad) . Para ello, el conocimiento de los procesos no tiene que estar dentro de la mente de una persona, tiene que estar en el proceso mismo; la persona es el catalizador del proceso.