Se han realizado grandes proyectos de
implementación e integración de sistemas, los cuales han tenido rediseños
totales de procesos en distintas organizaciones de variados sectores
productivos.
Muchos de estos proyectos T.I., surgen
por la necesidad de integrar los sistemas de una empresa o holding que
adquiere a otra. Y, sin duda, es un esfuerzo enorme para las organizaciones que
son adquiridas seguir ejecutando sus operaciones con normalidad.
Ante estos rediseños e integraciones de
sistemas, surge una pregunta: ¿Es necesario contemplar la contabilidad y las
finanzas dentro del marco del proyecto informático?.
Es absolutamente necesario considerar el manejo de la contabilidad dentro de la organización. ¿Por qué?, porque los procesos de negocio poseen una trazabilidad que se ve reflejada en la contabilidad y en los registros que se van acumulando desde la compra de materia prima, ventas y producción, despacho y cobranzas, etc.
Igualmente, el almacenamiento de los
documentos y registros contables, otorgan a la organización en sus distintos
niveles información que permite tomar todo tipo de decisiones. Esta reporteria
también debe ser contemplada dentro de un proyecto de integración o rediseño de
procesos.
La contabilidad busca entregar
información oportuna para distintas áreas dentro de una empresa y mantener
registrada la información de los activos y pasivos de la organización. Desde la
venta de un producto, el cual comenzó por una compra de materia prima, su
recepción e ingreso a las bodegas hasta la venta y servicio de postventa, todo
aquello debe tener igualmente una trazabilidad contable. Esto es decir,
debe poseer todos los registros
contables que permitan controlar y administrar los fondos monetarios de la
organización durante la ejecución de sus procesos.
Y los procesos no están ajenos a esto,
pues donde existe de por medio un movimiento de materiales o de productos,
etc. tiene un impacto en la contabilidad. Como por ejemplo el proceso de
compras donde se genera una orden de compra, la cual provoca un gasto por
materia prima e impacta en la cuenta contable banco y activo fijo o capital de
trabajo, etc.
La contabilidad y los documentos
contables deben estar presentes dentro de un proyecto de rediseño de procesos o
bien para una integración de sistemas para que éstos queden consistentes y
ordenados de forma lógica. No es posible obtener un proceso rediseñado y/o
integrado en la organización sin que no se contemple la administración contable
del mismo.
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