Requerimientos básicos para el modelado de procesos

El uso de la herramienta ARIS dentro de las empresas ha aumentado notablemente en los últimos años. Las empresas se han dado cuenta de la importancia de una buena gestión por proceso y han iniciado áreas dedicadas a ello.

Sin embargo, la diversidad de empresas consultoras y miradas provenientes de las mismas áreas de procesos o de tecnología, etc. ha hecho que la metodología que ARIS ofrece junto a su herramienta tenga distintas aristas generando muchas diferencias entre una empresa u otra.

Es por eso que a continuación se presenta un listado de requerimientos que una empresa debiese tener para poder realizar el modelado de procesos ya sea con recursos internos, consultores, etc.

Para poder realizar un modelamiento de procesos para cualquier proyecto de la empresa, esto cabe decir cualquier Gerencia o emplazamiento, se tienen que considerar los siguientes aspectos:

      I.        Acerca del Software:

Las Agencias y empresas Consultoras o terceros deben tener manejo y/o dominio del Software ARIS Business Architect V 7.1. o V. 7.2 Esto aplica para:

ü  Entregables o modelos finales de procesos modelados.

ü  Acordes a la primera aseveración, los procesos modelados en si situación actual (as is) y si propuesta (to be) deben estar modelados bajo la metodología ARIS (ARIS Framework), que contempla los procesos en lo que se llama EPC: Even Driven Process Chain.

ü  El entregable final de los procesos, cualquiera sea la instancia (as is o to be) deben estar contenidos en la base de datos (.adb) para ARIS.

Metodología para el modelamiento de procesos:

A.   ARIS Framework, la metodología que la empresa ha decidido utilizar para realizar su gestión por procesos considera la integración de varios elementos para el modelamiento:

ü  Datos, los objetos que transportan información.

ü  Organización, los objetos que corresponden a los puestos, áreas, gerencias y emplazamientos de la empresa o filiales.

ü  Funciones, los sistemas y sus nomenclaturas oficiales que operan y ejecutan los procesos.

ü  Productos, la estrategia de la empresa y los productos que aplican en los procesos y diferentes modelos.

ü  Procesos, implica la combinación de los elementos anteriores dando como resultado un proceso completo en cuanto a requisitos.

B.   Visión TOP Down, de los procesos. Esto quiere decir que los procesos deben pertenecer a un elemento mayor, comúnmente denominado Macro procesos. Y estos deben estar asociados a nuestra cadena de valor integrada en nuestra base de ARIS. Esto quiere decir que de la Cadena de Valor corporativa se tienen los Macroprocesos y luego cada proceso que puede subdividirse en subprocesos o bien etapas hasta llegar al detalle nombrado como EPC y si es necesario un Diagrama de Asignación de funciones. Este diagrama corresponderá en los casos que una función, una actividad, tenga que realizar muchos pasos o etapas y se usará cuando no perjudique el entendimiento y la lógica que muestra el proceso EPC. Esta lógica de lo general a lo particular, también debe reflejarse en las carpetas o grupos pertenecientes a la cadena de valor y a la base de datos.

C.   Integración de los modelos. Acorde al punto anterior, la lógica top down debe venir asociada a la integración de los distintos modelos. Los procesos si son precedidos por otro, deben poseer el hipervínculo o la integración con éste. Esto quiere decir que los procesos se relacionan a medida que van teniendo una vista end to end (cliente a cliente).

    II.        Acerca de los modelos:

A.   Modelo EPC. En cualquiera de los casos (AS IS o TO BE), debe considerar:

ü  Descripción de la función. La actividad debe poseer el título y además una descripción.

ü  Debe integrarse con Sistemas, en los casos que corresponda el uso de sistemas de apoyo o bien se refiera a funciones automáticas.

ü  Debe poseer portadores de información, tales como documentos, registros, correos electrónicos, internet, intranet, cartas, etc.

ü  Debe integrarse con las personas que lo ejecutan. Dependiendo del proyecto, puede nombrarse a la persona que ejecuta el proceso. Pero no deberá faltar el cargo y/o el área que lo realiza.

ü  Diagrama de Asignación de funciones, en los casos que se requiera dar más detalle a una actividad o función dentro de uno o más procesos se deberá aplicar el diagrama de asignación de funciones o FAD.

ü  Encabezado. Todos los modelos EPC deberán poseer un encabezado ya dispuesto dentro de los modelos existentes.

ü  Funciones y eventos, deberá respetarse la lógica función – evento – función.

En los casos, dependiendo del proyecto, donde se tengan que utilizar otros modelos se tendrán que incorporar los mismos requisitos según sea el caso sin menoscabo de la información del proyecto. Un proceso, un modelo EPC o bien cualquier modelo que tenga escasa información se encuentra incompleto y no conforme a los requisitos establecidos.